Duże daily

Duże daily – to, że nic nie mówię, nie znaczy, że nic nie robię

Co, gdy nasz zespół jest duuży i jego codzienne spotkania trwają na tyle długo, że ciężko utrzymać uwagę uczestników? Duże i efektywne daily jest możliwe! Jak?

Czytelniczka bloga o imieniu Karolina skomentowała wcześniejszy wpis poświęcony organizacji daily skupionego na przepływie pracy a nie zajętości ludzi:

Zespół, w którym pracuję składa się z około 18 osób. Trudno przeprowadzić spotkanie, w którym „przechodzimy przez tablicę” bez utraty zainteresowania, energii, również potrafi to zająć dużo czasu.

Opisana tu sytuacja to tylko jeden ze scenariuszy, który staje się wyzwaniem dla efektywności spotkań. Innym jest taki, kiedy to zespół nie musi być aż tak duży, ale nawet mniejszy ma na swojej tablicy dużo, zwykle mniejszych zadań. Niezależnie więc czy z perspektywy dużej liczby osób w zespole, czy dużej liczby zadań do omówienia jest dużo.

Czy aby na pewno musimy mówić o wszystkim?

Codzienne spotkania ani w Scrumie, ani w Kanbanie nie mają za celu raportowania. Metoda Kanban, która skupia się na przepływie pracy i śledzeniu jej ruchu a nie mikro-zarządzaniu ludźmi podpowiada tu pewne rozwiązanie. Powinniśmy zadać sobie pytanie i zbudować… a jakże – jasne i znane wszystkim zasady, kiedy zadanie powinno stać się tematem na naszym daily.

To, że istnieje na tablicy to jeszcze nie powód, żeby o nim mówić. O jakich zasadach możemy tu pomyśleć. Naturalnie o zasadach opartych o flow – przepływ wartości.

To, że nic nie mówię, nie znaczy, że nic nie robię

Jeśli zadanie przepływa przez tablicę bez blokad, bez zależności, bez konieczności tzw. „swarmingu” to czy jest powód by o nim mówić? Jeśli element pracy nie starzeje się za nadto (sprawdzamy WIP age w kolumnie – patrz tutaj), jeśli jego czas realizacji najprawdopodobniej nie naruszy przypisanego mu SLA to po co o nim mówić?

Powyższe pytania, czy warunki to jedynie przykłady. Jeśli zbudujemy własne to może się okazać, że na spotkaniu, gdzie np. zdalnie uczestniczy jeszcze więcej osób to osób, które muszę coś powiedzieć jest jedynie kilka, bo skupiamy się jedynie na „czerwonych” kartach, które zasługują na uwagę.

Jeśli mamy komfort pracy z tablicą fizyczną wystarczy umówić się, że przed spotkaniem wszyscy, którzy muszą przykleją do zadań wartych dyskusji jakiś „dekorator”. np. różową karteczkę i już mamy filtr tego co z wielu zadań musimy omówić.

Pozostaje pytanie czy w spotkaniu powinno uczestniczyć aż tyle osób, ale to zupełnie inna kwestia, której nie sposób skomentować bez zrozumienia kontekstu.



4 thoughts on “Duże daily – to, że nic nie mówię, nie znaczy, że nic nie robię

  1. Dziekuje za artykul. Uwazam, ze zespol w ktorym pracuje powinien zostac podzielony na dwa. Z racji tego, ze pracujemy w duzej organizacji, nie mamy w tym momencie takiej swobody, aby po prostu to zrobic. W miedzyczasie, probujemy usprawnic to co jest w naszej mocy. Na naszym codziennym statusowym spotkaniu staramy sie skupiac na:
    1. ‚najstarszych zadaniach’
    2. ‚zadaniach o najwyzszym priorytecie’
    3. ‚zadaniach w kolumnach nieaktywnych (done)’
    4. ‚co nas blokuje’
    5. ‚jakie zaleznosci chcemy rozwiazac’
    Propozycja ustalenia wlasnych zasad dala mi wiele do myslenia i rowniez moze zweryfikuje to wypisane podpunkty.
    Dziekuje

    • Dziękuję za komentarz. Rozumiem wyzwania organizacyjne i potrzebę podziału. Może warto zbierać dane o nieefektywności komunikacji jako argumenty na rzecz podziału? Wygląda na to że jesteście na dobrym kursie żeby mimo wszystko robić je w miarę wartościowe i sprawne.

      Pozdrawiam

  2. Dzięki Radek za artykuł.
    Może komuś pomoże to co co my wypracowaliśmy w jednej z organizacji.

    W jednej z organizacji gdzie mieliśmy duże (zdalne) Teamy nasze „daily” wyglądało tak:

    1) (za chwilę)
    2)
    2a) Na zdalnym whiteboardzie każdy niezależnie zapisuje co planuje dzisiaj skończyć.
    2b) koło tego zapisuje informację, że żeby to skończyć potrzebuje do tego [kogoś / czegoś / odblokować]
    2c) Rozmawiamy o tych punktach które wymagają zaplanowania [kogoś/czegoś]
    NIE rozmawiamy tam gdzie członkowie Zespołu nie potrzebują wsparcia / nie mają blockerów

    Nowy dzień zaczynamy od:
    1)
    1a) Obejrzenia tego ca napisaliśmy wczoraj
    1b) Zaznaczymy te rzeczy który się udały i te które się nie udały.
    1c) Rozmawiamy o tych które się nie udały w kontekście: „czy czegoś się nauczyliśmy aby sytuacja sie nie powtórzyła jutro”

    2) (jak wyżej)

    3) Asynchronicznie staramy się aktualizować nasze tablice w ciągu dnia.
    Na co 2-3 spotkaniu pokazujemy sobie tablice i robimy „sanity check” czy tak rzeczywiście wygląda nasza rzeczywistość.

    Dzięki temu:
    Większość „daily” jest asynchroniczna, krótka i „skupiona”.

    Członkowie Zespołu:
    * nie rozpraszają się
    * skupiają się i śledzą interakcje / informacje potrzebne im do pracy
    * planują swój dzień i ww. interakcje
    (Np. „potrzebowałbym pomocy Michał z XXX, Michał możesz może zaraz po daily?”)

    W naszym kontekście zadziałało.

Dodaj komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.